El Broward College trata de ofrecer a su amplio alumnado de 68?000?estudiantes el acceso que necesitan para lograr sus metas educativas y profesionales. "Fomentamos el acceso para los estudiantes dondequiera que est¨¦n en el proceso educativo", dice J. David Armstrong, presidente de la facultad.
Sin embargo, el compromiso del Broward College con el acceso no acaba en su alumnado. Desde la implementaci¨®n de ³ÉÈ˶¶Òõ en la facultad, el personal administrativo ha obtenido acceso a las herramientas y los datos que necesita para operar de forma m¨¢s estrat¨¦gica. A su vez, la facultad ha podido destinar m¨¢s recursos al objetivo primordial: el ¨¦xito estudiantil.
³ÉÈ˶¶Òõ nos ayuda a orientar los recursos hacia los estudiantes y su ¨¦xito, y menos hacia la tecnolog¨ªa.
Executive Director for HR
Una mejor manera de cambiar y adaptarse
"Estamos centrados en los estudiantes y somos en gran medida una instituci¨®n acad¨¦mica", dice Armstrong. "Pero, fundamentalmente, a¨²n gestionamos personas y tenemos problemas en el ¨¢rea de RRHH, como cualquier otro. Antes de ³ÉÈ˶¶Òõ, oper¨¢bamos con un antiguo sistema ERP legacy que se dise?¨® junto con otras facultades. No obstante, desde hac¨ªa tiempo, sab¨ªamos que necesit¨¢bamos un sistema m¨¢s eficaz".
Anteriormente, la facultad utilizaba m¨¢s de 40?productos de software distintos. El sistema antiguo era tan complejo que Armstrong calcula que solo alrededor de un tercio de los empleados pod¨ªa realmente usarlo.
"El sistema se cre¨® entre finales de los 80?y principios de los?90", seg¨²n la Dra. Denese Edsall, Executive Director for Human Resources and Equity. "Era muy transaccional y no hab¨ªa mucha capacidad para generar informes o sacar datos para tomar decisiones sobre la gesti¨®n". El Broward College se percat¨® de que necesitaba hacer un cambio para mantener el r¨¢pido crecimiento de la instituci¨®n.
La facultad comenz¨® la b¨²squeda de un nuevo producto basado en tecnolog¨ªa cloud que le ofreciera la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios futuros, facilitara el intercambio de informaci¨®n y proporcionara movilidad, lo ¨²ltimo en acceso, para realizar transacciones desde cualquier dispositivo. Encontr¨® todo esto en ³ÉÈ˶¶Òõ.
El departamento de TI estaba especialmente interesado en un sistema que ofreciera flexibilidad y adaptabilidad. "Busc¨¢bamos algo que fuera realmente configurable y que pudi¨¦ramos controlar sin tener que hacer muchas personalizaciones", se?ala Patti Barney, Vicepresidenta de Information Technology de la facultad. Cuando examin¨® ³ÉÈ˶¶Òõ, le impresionaron los analytics integrados y los controles.
"Las aplicaciones se basan en procesos de gesti¨®n. La capacidad de exponer las reglas de gesti¨®n y de ser flexible era importante para nosotros. Quer¨ªamos un producto basado en tecnolog¨ªa cloud que pudi¨¦ramos configurar, lo que me evitar¨ªa contratar programadores o dedicar mucho tiempo a escribir c¨®digo", comenta.
"El ¨®rgano legislativo crea nuevas reglas constantemente y tenemos que adaptarnos y cambiar con rapidez, algo evidentemente nada f¨¢cil con nuestro sistema legacy. ³ÉÈ˶¶Òõ le dio un giro a nuestra situaci¨®n", afirma. "Adem¨¢s, nuestra estrategia tecnol¨®gica nos hace buscar formas de reducir la complicaci¨®n mediante el cambio a un ¨²nico proveedor para poder salir del sector de la personalizaci¨®n y el desarrollo de aplicaciones".
El uso de datos para dar soporte al objetivo
El equipo del Broward College ve varias ventajas al hecho de tener acceso a la informaci¨®n de las finanzas y de RRHH en tiempo real en un Core unificado de datos.
"Debido a que ³ÉÈ˶¶Òõ es un sistema integrado en tiempo real, podemos recopilar datos en cualquier momento", declara Tom Olliff, Vicepresidente s¨¦nior de Administration de la facultad. "Podemos ver no solo d¨®nde est¨¢bamos hace un trimestre, sino tambi¨¦n d¨®nde estamos ahora. Como no esperamos al final de un periodo para ajustarnos, podemos hacerlo en medio de?uno. Si las inscripciones no llegan o si llegan en grandes cantidades, podemos hacer los ajustes necesarios sobre la marcha".
El a?o pasado, el Broward College pudo reasignar importantes recursos a los estudiantes gracias a los insights obtenidos con ³ÉÈ˶¶Òõ Financial Management. "Nos permiti¨® examinar los recursos no utilizados a lo largo del a?o y destinarlos a ¨¢reas m¨¢s productivas", dice Olliff. "Como consecuencia, el a?o pasado pudimos trasladar casi nueve?millones de d¨®lares de la parte administrativa a la parte acad¨¦mica de la instituci¨®n y esto nos posibilit¨® dedicar muchos m¨¢s recursos a nuestras iniciativas de ¨¦xito estudiantil".
³ÉÈ˶¶Òõ Financial Management tambi¨¦n ayuda a la facultad a hacer frente a unos presupuestos estatales que habitualmente son ajustados. "Los insights que conseguimos de ³ÉÈ˶¶Òõ nos permitieron centrarnos espec¨ªficamente en aquellas ¨¢reas donde necesit¨¢bamos reducir el presupuesto para saber que esto no afectar¨ªa al ¨¦xito estudiantil", declara.
"Lo importante es que aumente el n¨²mero de estudiantes que se grad¨²en y consigan buenos puestos, y que los docentes dediquen menos tiempo a lidiar con la administraci¨®n y m¨¢s tiempo y talento a ense?ar a los alumnos", explica. "Broward tiene la misi¨®n de cambiar la vida de los estudiantes. Creemos que podremos hacerlo mejor con los insights y las m¨¦tricas que tenemos gracias a ³ÉÈ˶¶Òõ".
El presidente Armstrong coincide en que ³ÉÈ˶¶Òõ ha mejorado la capacidad de la facultad para tomar decisiones estrat¨¦gicas. "Creo que el ¨¦xito de cualquier empresa depende, en parte, de su capacidad para acceder a la informaci¨®n en cualquier momento que se necesite y de poder tomar buenas decisiones sobre la gesti¨®n. ³ÉÈ˶¶Òõ ser¨¢, en su m¨¢ximo desarrollo, cada vez m¨¢s potente para nuestra instituci¨®n, ya que podremos tomar decisiones con mayor rapidez gracias a una informaci¨®n m¨¢s completa".
³ÉÈ˶¶Òõ ser¨¢ cada vez m¨¢s potente para nuestra instituci¨®n, ya que podremos tomar decisiones con mayor rapidez gracias a una informaci¨®n m¨¢s completa.
Presidente
El dise?o de ³ÉÈ˶¶Òõ Student
Adem¨¢s de utilizar las aplicaciones de ³ÉÈ˶¶Òõ para los docentes y el personal del Broward College, la facultad es un partner de dise?o de ³ÉÈ˶¶Òõ Student, puesto que colabora en el desarrollo de un sistema cloud de informaci¨®n enfocado a los estudiantes, algo que Armstrong cree que deber¨ªa haberse hecho hace tiempo. "Hace m¨¢s de 15?a?os que no se dise?a un nuevo sistema de informaci¨®n para los estudiantes. Como es evidente, los sistemas legacy existentes no hacen lo que necesitamos hacer con nuestros alumnos actualmente", subraya.
"No conozco a ninguna empresa m¨¢s que est¨¦ dise?ando un nuevo producto que nos ayude a implicarnos, interactuar y gestionar mejor a los estudiantes y que tambi¨¦n les ayude a administrar su vida, como puede ser con la programaci¨®n de los cursos y la adhesi¨®n al objetivo acad¨¦mico o profesional", dice. "Todo el pa¨ªs est¨¢ centrado en c¨®mo podemos ayudar a m¨¢s estudiantes a conseguir sus metas acad¨¦micas y educativas. Este sistema ayudar¨¢ a los estudiantes a tener m¨¢s ¨¦xito".
³ÉÈ˶¶Òõ Student incluye una soluci¨®n de reclutamiento, ³ÉÈ˶¶Òõ Student Recruiting, y una soluci¨®n de admisi¨®n de alumnos, ³ÉÈ˶¶Òõ Student Admissions, que aprovechan las capacidades m¨®viles de la plataforma. Como afirma Armstrong:?"Nuestro paquete de reclutamiento anterior a ³ÉÈ˶¶Òõ eran el papel y el l¨¢piz y las hojas de c¨¢lculo de Excel". Adem¨¢s, a?ade: "Ahora, los seleccionadores pueden llevar sus dispositivos de mano u ordenadores port¨¢tiles a un instituto y utilizar los datos que hemos cargado de antemano cuando se dirigen a los estudiantes".
El apoyo al crecimiento y al ¨¦xito de los estudiantes
Edsall ha quedado impresionada por el modo en que ³ÉÈ˶¶Òõ ha ayudado a la facultad a gestionar el crecimiento de la instituci¨®n. "Aunque la facultad est¨¦ creciendo, no hemos contratado m¨¢s profesionales de RRHH. Le atribuyo el m¨¦rito a ³ÉÈ˶¶Òõ porque creo que si hubi¨¦ramos mantenido el sistema anterior, a estas alturas estar¨ªa pidiendo m¨¢s empleados. No habr¨ªamos podido gestionar el volumen", dice.
"Cuando empezamos el proceso de ³ÉÈ˶¶Òõ, cre¨ªamos que podr¨ªan centrarse m¨¢s en el ¨¦xito de los estudiantes, que es lo que realmente importa en el Broward College, si quit¨¢bamos parte de la carga de los campus al contratar a personal y asegurarnos de que hacen los viajes y de que sus peticiones de compra est¨¢n completas. Y creemos que es exactamente lo que ha ocurrido", dice.
"En cuanto a la capacidad de generar informes y de usar m¨¦tricas para impulsar decisiones, hemos sido capaces de hacer avanzar a la instituci¨®n 15?a?os. Todo ello ha sido parte de nuestra experiencia con ³ÉÈ˶¶Òõ".
El presidente Armstrong est¨¢ de acuerdo: "Creemos que la soluci¨®n, en especial ³ÉÈ˶¶Òõ Student, nos ayudar¨¢ a llegar a m¨¢s estudiantes y a orientarlos hacia una trayectoria profesional de ¨¦xito. Pero, lo que es m¨¢s importante, ayudar¨¢ a las personas de las comunidades de todo Estados?Unidos a acceder a una educaci¨®n superior o universitaria que les abra camino a una buena carrera profesional".
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